Alcuni strumenti sono indispensabili in uno spazio di lavoro, sia esso domestico o d’ufficio, per aiutarvi a gestire la vostra attività in modo più efficace: computer, stampanti, cuffie, scanner e fotocopiatrici. Questi e molti altri strumenti sono un patrimonio a lungo termine per qualsiasi azienda. Essi consentono di svolgere le attività quotidiane senza intoppi e influiscono sulla reputazione dell’azienda e sui risultati di vendita.

L’archiviazione digitale dei documenti è considerata la pratica migliore per mantenere i documenti aziendali a portata di mano e protetti, ma richiede l’attrezzatura giusta: uno scanner. Si tratta di uno strumento tecnologico di cui la vostra azienda non può fare a meno. Oggi gli scanner svolgono un ruolo sempre più importante in molti settori, dalle aziende alla pubblica amministrazione, dalla sanità alla finanza.

La maggior parte delle persone pensa agli scanner solo per la scansione di documenti o ricevute. Non è così. Lo scanner può servire a molte altre cose, il che lo rende un buon investimento. Perciò, sia che vogliate eliminare la carta e ridurre le pile di documenti nel vostro spazio, sia che vogliate condividere, accedere ai file o firmare i documenti, uno scanner per documenti lo rende possibile.

In questa guida esamineremo altre quattro funzioni dello scanner per documenti.

Cosa fa lo scanner

Si stima che i lavoratori d’ufficio gestiscano oltre 10.000 fogli di carta all’anno. Uno scanner aiuta a tenere traccia dei documenti, evitando così di perdere file e di poterli firmare ovunque.

Il processo di scansione è ormai semplice e veloce, ed è un ottimo modo per gestire e archiviare i dati in modo sicuro senza l’inconveniente delle pile di carta.

La scansione contribuisce alla strategia di gestione dei documenti aziendali. In questo modo è facile recuperare, localizzare e distribuire documenti importanti a familiari e colleghi.

Gli scanner consentono di trasferire le informazioni da qualsiasi file o immagine al computer, senza dover digitare o rischiare di esporre i dati a terzi. È possibile limitare l’accesso ai file una volta digitalizzati.

Che cos’è la risoluzione dello scanner?

La risoluzione dell’immagine di uno scanner è espressa in punti per pollice (dpi), che indica il numero di pixel catturati dal sensore. Gli scanner sono disponibili in diverse risoluzioni e possono acquisire immagini in bianco e nero o a colori.

La risoluzione dello scanner è importante per creare file digitali chiari. Più alta è la risoluzione, migliore sarà la qualità dei documenti. Pertanto, è possibile aspettarsi una qualità nitida e più colorata per i dati.

Il numero di sensori nella testina di scansione determina la risoluzione dello scanner.

Quali sono le funzioni di uno scanner?

La funzione principale dello scanner è quella di scansionare o fotografare un documento, digitalizzare le informazioni, visualizzarle sullo schermo e memorizzarle sul computer collegato. Lo scanner di documenti è un dispositivo di input che trasforma i documenti in un formato digitale leggibile dal computer attraverso il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Elabora immagini, grafici e testi, sia scritti a mano che stampati.

Quando si inizia a documentare la propria attività, è probabile che si debba procedere alla scansione dei documenti. Tuttavia, a seconda delle esigenze, è possibile trovare uno scanner che svolga diverse funzioni per l’azienda.

Ecco le quattro funzioni di uno scanner per documenti:

• Copia: Gli scanner possono funzionare come fotocopiatrici; a differenza delle fotocopiatrici tradizionali, consentono di copiare e modificare il documento prima di stamparlo. È possibile utilizzare uno scanner per creare un file di computer per un volantino, foto, poster, fogli di lavoro o file simili se non si dispone di una fotocopiatrice tradizionale. Una volta collegato il computer a una stampante, è possibile stampare tutte le copie desiderate.
• Archiviazione: L’archiviazione digitale consiste nel creare e salvare copie digitali dei documenti. È un’applicazione di scansione molto diffusa e utile per le aziende moderne che desiderano proteggere i propri dati e documenti. Questa applicazione è utile perché se i documenti di valore, come quelli aziendali, vengono persi o rubati, è possibile recuperare le informazioni in essi contenute molto più rapidamente se si dispone di più di una copia salvata nel cloud o nel dispositivo. In questo modo, è sempre possibile recuperare e cercare la copia digitale in qualsiasi momento quando accade il peggio. È possibile archiviare qualsiasi tipo di documento, come documenti o incarichi personali, foto, opuscoli, lettere e documenti fiscali.
• Ricerca: È la soluzione migliore se si svolgono più spesso progetti di ricerca. Permette di accedere in modo più rapido e immediato alle informazioni su cui si è lavorato, per poterle consultare in seguito. Per le ricerche future, è possibile scansionare le fonti dei libri nel computer e consultarle in seguito, senza dover ricorrere ai libri o ai documenti originali.
• Condivisione delle foto: Gli scanner non creano solo copie digitali di file cartacei ma anche di foto, il che è vantaggioso per chi ha vecchie foto di famiglia che non sono mai state registrate in digitale. È inoltre possibile condividere le copie cartacee con la famiglia via Internet o inviarle direttamente via e-mail a chiunque, ovunque. Gli scanner di solito includono un software di scansione che consente di ridimensionare e modificare le immagini.

Contenuto liberamente ispirato a https://paykobo.com/blog/what-are-the-four-functions-of-a-scanner.html